Dokumenty i prywatność
Polityka prywatności i informacja o przetwarzaniu danych osobowych serwisu Archiwalia.com (RODO)
Informacje o przetwarzaniu danych osobowych w serwisie Archiwalia.com.
Wersja 2026-10-01 · obowiązuje od 1 października 2026 r.
§ 1. Administrator danych osobowych
1. Administratorem danych osobowych Użytkowników Serwisu internetowego archiwalia.com, zwanego dalej „Serwisem” lub „Archiwalia”, jest firma Olgierd Witkowski z siedzibą w Józefosławiu, ul. Sekwojowa 4, NIP: 5211325026, zwana dalej „Administratorem”. 2. W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych z Administratorem można skontaktować się pod adresem: kontakt@archiwalia.com 3. Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych, jeżeli obowiązek jego wyznaczenia nie wynika z obowiązujących przepisów prawa. 4. Niniejsza Polityka opisuje sposób przetwarzania danych osobowych związanych z korzystaniem z Serwisu, w szczególności: a. danych Użytkowników posiadających Konta; b. danych technicznych związanych z korzystaniem z Serwisu; c. danych przekazywanych Administratorowi w związku z kontaktem, reklamacjami oraz zgłoszeniami; d. danych mogących występować w Materiałach i Pamiątkach przechowywanych przez Użytkowników w Serwisie.
§ 2. Podstawowe zasady przetwarzania danych
1. Administrator przetwarza dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679, zwanym dalej „RODO”. 2. Dane są przetwarzane wyłącznie w zakresie niezbędnym do określonych celów oraz przez okres nie dłuższy niż wymagają tego te cele, obowiązki prawne Administratora albo konieczność ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. 3. Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne służące ochronie danych przed: a. nieuprawnionym dostępem; b. nieuprawnionym ujawnieniem; c. zmianą; d. przypadkową utratą; e. zniszczeniem lub uszkodzeniem.
§ 3. Dane Użytkowników przetwarzane przez Archiwalia
1. W związku z prowadzeniem Konta Administrator może przetwarzać w szczególności: a. imię i nazwisko; b. adres e-mail; c. dane związane z uwierzytelnieniem i bezpieczeństwem Konta; d. informacje o przynależności do Przestrzeni Rodzinnych; e. role i uprawnienia Użytkownika w poszczególnych Przestrzeniach Rodzinnych; f. informacje o utworzonych przez Użytkownika Pamiątkach i Materiałach; g. informacje związane z zaproszeniami do Przestrzeni Rodzinnych; h. informacje o akceptacji Regulaminu, w tym zaakceptowaną wersję, język i datę akceptacji. 2. Administrator może także przetwarzać dane techniczne związane z korzystaniem z Serwisu, w szczególności: a. adres IP; b. datę i czas połączenia z Serwisem; c. informacje dotyczące żądań kierowanych do serwera; d. informacje o błędach; e. dane dotyczące sesji Użytkownika; f. inne informacje techniczne niezbędne do zapewnienia działania i bezpieczeństwa Serwisu. 3. W przypadku kontaktu z Administratorem, zgłoszenia reklamacji, zgłoszenia treści lub innej korespondencji Administrator może przetwarzać: a. dane identyfikacyjne osoby kontaktującej się; b. adres e-mail; c. treść korespondencji; d. informacje niezbędne do wyjaśnienia sprawy; e. historię prowadzonej korespondencji. 4. Serwis nie wymaga od Użytkownika podawania danych osobowych, które nie są potrzebne do świadczenia oferowanej usługi. 5. Adres e-mail osoby zapraszanej do Przestrzeni Rodzinnej Administrator otrzymuje od Użytkownika wysyłającego zaproszenie. Wiadomość z zaproszeniem wskazuje źródło danych i zawiera odnośnik do niniejszej Polityki.
§ 4. Cele i podstawy prawne przetwarzania
1. Dane osobowe Użytkowników są przetwarzane w celu utworzenia i prowadzenia Konta, umożliwienia korzystania z Przestrzeni Rodzinnych, przechowywania Materiałów oraz świadczenia pozostałych funkcji Serwisu. Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną lub do podjęcia działań na żądanie osoby przed zawarciem umowy. 2. Dane mogą być przetwarzane w celu wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze. Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Dotyczy to w szczególności obowiązków wynikających z przepisów dotyczących świadczenia usług drogą elektroniczną, ochrony danych osobowych, rozpatrywania zgłoszeń oraz innych obowiązków wynikających z prawa. 3. Dane mogą być przetwarzane w celu zapewnienia bezpieczeństwa Serwisu, przeciwdziałania nadużyciom, wykrywania prób nieuprawnionego dostępu oraz prowadzenia logów technicznych. Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa Serwisu, jego Użytkowników oraz przechowywanych danych. 4. Dane mogą być przetwarzane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami. Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na ochronie jego praw. 5. Dane zawarte w korespondencji kierowanej do Administratora mogą być przetwarzane w celu udzielenia odpowiedzi, obsługi zgłoszenia lub rozwiązania zgłoszonego problemu. W zależności od charakteru sprawy podstawą przetwarzania może być: a. art. 6 ust. 1 lit. b RODO – jeżeli korespondencja dotyczy wykonywania umowy; b. art. 6 ust. 1 lit. c RODO – jeżeli rozpatrzenie sprawy wynika z obowiązku prawnego; c. art. 6 ust. 1 lit. f RODO – w pozostałych przypadkach, jako prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na komunikacji z osobami kontaktującymi się z Serwisem oraz dokumentowaniu tej komunikacji. 6. Administrator nie wykorzystuje danych Użytkowników do marketingu bezpośredniego, chyba że w przyszłości zostanie wprowadzona taka funkcjonalność zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i niniejsza Polityka zostanie odpowiednio zmieniona.
§ 5. Dane zawarte w rodzinnych Pamiątkach i Materiałach
1. Serwis umożliwia Użytkownikom przechowywanie rodzinnych Pamiątek oraz związanych z nimi Materiałów. 2. Materiały mogą zawierać informacje dotyczące innych osób niż Użytkownik, który je zamieścił, w szczególności: a. imiona i nazwiska; b. informacje o pokrewieństwie; c. daty i miejsca związane z wydarzeniami rodzinnymi; d. wizerunek osób znajdujących się na fotografiach lub dokumentach; e. treść listów, pamiętników i innych dokumentów; f. inne informacje wynikające z historycznego lub rodzinnego charakteru Pamiątki. 3. Administrator nie określa, jakie osoby, informacje lub dane zostaną umieszczone przez Użytkownika w konkretnym Materiale. 4. Administrator nie dokonuje uprzedniej analizy treści Materiałów w celu identyfikowania występujących w nich osób ani klasyfikowania dotyczących ich danych. 5. Użytkownik decyduje o tym: a. jakie Pamiątki umieszcza w Serwisie; b. jakie Materiały do nich dołącza; c. jakie informacje wpisuje do opisów; d. do której Przestrzeni Rodzinnej przypisuje Pamiątkę. 6. Jeżeli Użytkownik wykorzystuje Serwis w ramach działalności o charakterze czysto osobistym lub domowym, do takiego przetwarzania danych może mieć zastosowanie wyłączenie przewidziane w art. 2 ust. 2 lit. c RODO. 7. Jeżeli w konkretnym przypadku przetwarzanie prowadzone przez Użytkownika nie mieści się w zakresie działalności czysto osobistej lub domowej, Użytkownik jest odpowiedzialny za zapewnienie odpowiedniej podstawy prawnej dla przetwarzania danych, które umieszcza w Serwisie. 8. Samo występowanie osoby w historycznym dokumencie, fotografii lub innym Materiale nie oznacza, że Administrator wykorzystuje dotyczące jej informacje do własnych celów marketingowych, profilowania lub analizy tej osoby. 9. Materiały nie są przez Serwis udostępniane publicznie nieograniczonemu kręgowi odbiorców. Dostęp do nich posiadają wyłącznie Użytkownicy posiadający odpowiednie uprawnienia. 10. W przypadku otrzymania żądania lub zgłoszenia osoby, której dane występują w Materiale, Administrator rozpatrzy sprawę z uwzględnieniem charakteru Materiału, podstaw przetwarzania, praw Użytkownika, praw osoby zgłaszającej oraz obowiązujących przepisów.
§ 6. Szczególne kategorie danych i informacje o charakterze historycznym
1. Ze względu na charakter rodzinnych archiwów Materiały umieszczane przez Użytkowników mogą w niektórych przypadkach zawierać informacje zaliczane przez RODO do szczególnych kategorii danych osobowych lub inne informacje o charakterze prywatnym. 2. Administrator nie wymaga umieszczania takich danych i nie analizuje automatycznie Materiałów w celu ich wykrywania. 3. Użytkownik powinien zachować szczególną ostrożność przy umieszczaniu informacji dotyczących osób żyjących, zwłaszcza informacji o charakterze szczególnie prywatnym lub chronionym. 4. Materiały historyczne mogą zawierać informacje dotyczące osób zmarłych. RODO co do zasady dotyczy danych osobowych osób fizycznych żyjących, przy czym inne przepisy prawa mogą chronić dobra osobiste, tajemnice lub inne prawa związane z takimi Materiałami.
§ 7. Dostęp do danych w ramach Przestrzeni Rodzinnej
1. Dane i Materiały umieszczone w danej Przestrzeni Rodzinnej mogą być dostępne dla innych Użytkowników posiadających uprawnienia do tej Przestrzeni Rodzinnej. 2. Użytkownik przyjmuje do wiadomości, że zaproszenie innej osoby do Przestrzeni Rodzinnej będzie skutkować uzyskaniem przez tę osobę dostępu do danych i Materiałów znajdujących się w tej Przestrzeni Rodzinnej, zgodnie z zakresem jej uprawnień. 3. Użytkownicy posiadający dostęp do Przestrzeni Rodzinnej mogą korzystać z Serwisu z różnych państw świata. 4. Administrator nie udostępnia Materiałów publicznie ani nie zapewnia osobom nieuprawnionym dostępu do Przestrzeni Rodzinnych. 5. Dostęp innych Użytkowników do Materiałów wynika z funkcjonowania Przestrzeni Rodzinnej i uprawnień nadanych zgodnie z zasadami działania Serwisu.
§ 8. Odbiorcy danych
1. Dane osobowe mogą być powierzane lub udostępniane podmiotom świadczącym na rzecz Administratora usługi niezbędne do działania Serwisu. 2. Do kategorii takich podmiotów mogą należeć w szczególności: a. dostawcy infrastruktury serwerowej i hostingowej; b. dostawcy usług poczty elektronicznej; c. dostawcy usług informatycznych, na przykład programiści; d. dostawcy infrastruktury sieciowej; e. podmioty zapewniające obsługę techniczną i informatyczną; f. podmioty świadczące usługi prawne, księgowe lub doradcze – jeżeli dostęp do danych jest niezbędny do wykonania ich usług. 3. Podmioty przetwarzające dane w imieniu Administratora mogą przetwarzać je wyłącznie w zakresie wynikającym z zawartych umów oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. 4. Dane mogą zostać udostępnione właściwym organom publicznym, jeżeli obowiązek ich przekazania wynika z przepisów prawa lub prawnie wiążącego żądania właściwego organu.
§ 9. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
1. Na dzień wejścia w życie niniejszej Polityki Administrator korzysta z podstawowej infrastruktury usługodawców przetwarzających dane na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego. 2. Administrator nie zakłada obecnie przekazywania danych Użytkowników do dostawców infrastruktury znajdujących się w państwach trzecich poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. 3. Powyższe nie oznacza, że Użytkownik Serwisu musi znajdować się na terenie EOG. Serwis jest dostępny dla Użytkowników przebywających lub mieszkających w innych państwach. 4. Jeżeli w przyszłości Administrator zacznie korzystać z usług wymagających przekazywania danych do państwa trzeciego, przekazywanie będzie odbywać się wyłącznie zgodnie z zasadami przewidzianymi w rozdziale V RODO, w szczególności na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony albo na podstawie innych odpowiednich zabezpieczeń wymaganych przez RODO. 5. W przypadku wprowadzenia istotnych zmian dotyczących miejsca przetwarzania danych niniejsza Polityka zostanie odpowiednio zaktualizowana.
§ 10. Okres przechowywania danych
1. Dane niezbędne do prowadzenia Konta są przechowywane przez okres jego aktywności. 2. Po usunięciu Konta dane mogą być przechowywane przez okres niezbędny do: a. wykonania obowiązków prawnych Administratora; b. ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami; c. wyjaśnienia zdarzeń dotyczących bezpieczeństwa; d. wykonania technicznych procesów związanych z usunięciem danych z kopii zapasowych. 3. Dane zawarte w logach bezpieczeństwa są przechowywane przez okres uzasadniony potrzebą zapewnienia bezpieczeństwa Serwisu oraz możliwością wyjaśnienia incydentów. 4. Dane związane z reklamacjami, zgłoszeniami naruszeń oraz inną korespondencją mogą być przechowywane przez okres niezbędny do zakończenia sprawy, a następnie do upływu okresu przedawnienia możliwych roszczeń. 5. Materiały znajdujące się w aktywnej Przestrzeni Rodzinnej mogą być przechowywane tak długo, jak jest to konieczne do świadczenia usługi na rzecz Użytkowników posiadających do nich uprawnienia. 6. Dane znajdujące się w kopiach zapasowych mogą pozostawać w nich przez ograniczony czas po usunięciu danych z aktywnego systemu. Kopie zapasowe nie są wykorzystywane do zwykłego korzystania z danych i są usuwane lub nadpisywane zgodnie z cyklem tworzenia kopii zapasowych.
§ 11. Prawa osoby, której dane dotyczą
1. W przypadkach przewidzianych przez RODO osobie, której dane dotyczą, przysługuje: a. prawo dostępu do danych; b. prawo uzyskania kopii danych; c. prawo sprostowania nieprawidłowych danych; d. prawo żądania usunięcia danych; e. prawo ograniczenia przetwarzania; f. prawo do przenoszenia danych – jeżeli spełnione są przesłanki określone w RODO; g. prawo sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO. 2. Poszczególne prawa nie mają charakteru bezwzględnego. Możliwość ich wykonania zależy od podstawy prawnej, celu przetwarzania oraz innych okoliczności określonych w RODO. 3. Wniosek dotyczący realizacji praw można przesłać na adres: kontakt@archiwalia.com 4. Administrator może zwrócić się o informacje niezbędne do potwierdzenia tożsamości osoby składającej żądanie, jeżeli istnieją uzasadnione wątpliwości co do jej tożsamości. 5. Żądania dotyczące danych występujących wyłącznie w Materiale zamieszczonym przez innego Użytkownika mogą wymagać ustalenia konkretnego Materiału oraz oceny roli Administratora i Użytkownika w danym przypadku.
§ 12. Prawo wniesienia skargi
1. Osoba, która uważa, że przetwarzanie dotyczących jej danych osobowych narusza przepisy RODO, ma prawo wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego. 2. W Polsce organem nadzorczym jest: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych Urząd Ochrony Danych Osobowych ul. Stanisława Moniuszki 1A 00-014 Warszawa 3. Prawo wniesienia skargi nie ogranicza możliwości wcześniejszego kontaktu z Administratorem w celu wyjaśnienia sprawy.
§ 13. Obowiązek lub dobrowolność podania danych
1. Podanie danych niezbędnych do utworzenia Konta jest dobrowolne, ale konieczne do zawarcia i wykonywania umowy o świadczenie usług Serwisu. 2. Niepodanie danych wymaganych podczas rejestracji może uniemożliwić utworzenie Konta lub korzystanie z określonych funkcji. 3. Podawanie dodatkowych informacji dotyczących Pamiątek jest co do zasady dobrowolne. 4. Użytkownik samodzielnie decyduje, jakie Materiały zamieszcza w Serwisie, z zastrzeżeniem wymogów technicznych i zasad określonych w Regulaminie.
§ 14. Profilowanie i zautomatyzowane podejmowanie decyzji
1. Administrator nie wykorzystuje danych osobowych do podejmowania wobec Użytkowników decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby wobec nich skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały. 2. Administrator nie prowadzi profilowania Użytkowników w celach reklamowych. 3. Administrator nie analizuje automatycznie treści rodzinnych Materiałów w celu tworzenia profili osób, których dane mogą się w nich znajdować.
§ 15. Bezpieczeństwo danych
1. Administrator stosuje środki organizacyjne i techniczne odpowiednie do charakteru Serwisu oraz ryzyka związanego z przetwarzaniem danych. 2. Dostęp do Kont Użytkowników wymaga uwierzytelnienia. 3. Dostęp do Przestrzeni Rodzinnych jest ograniczony zgodnie z systemem uprawnień Serwisu. 4. Administrator podejmuje działania zmierzające do ochrony Serwisu przed nieuprawnionym dostępem, utratą danych, atakami oraz innymi incydentami bezpieczeństwa. 5. W celu ograniczenia skutków awarii Administrator może wykonywać kopie zapasowe danych. 6. Kopie zapasowe mają charakter techniczny i nie są przeznaczone do zwykłego przeglądania lub wykorzystywania danych. 7. System kopii zapasowych nie zastępuje niezależnej kopii szczególnie wartościowych Materiałów przechowywanej przez Użytkownika poza Serwisem.
§ 16. Usuwanie danych i kopie zapasowe
1. Usunięcie danych z aktywnej części Serwisu nie oznacza ich natychmiastowego fizycznego usunięcia ze wszystkich istniejących kopii zapasowych. 2. Dane znajdujące się w kopiach zapasowych mogą pozostawać w nich do czasu ich planowego nadpisania lub usunięcia zgodnie z przyjętym cyklem wykonywania kopii. 3. Dane pozostające wyłącznie w kopii zapasowej nie są ponownie wprowadzane do aktywnego systemu, chyba że jest to konieczne w związku z odtworzeniem systemu po awarii albo wynika z obowiązku prawnego. 4. W przypadku odtworzenia systemu z kopii zapasowej Administrator podejmuje odpowiednie działania zmierzające do ponownego wykonania żądań usunięcia danych, które zostały wykonane przed odtworzeniem kopii, jeżeli dane te ponownie pojawiły się w aktywnym systemie.
§ 17. Pliki cookies i logi serwera
1. Serwis wykorzystuje pliki cookies niezbędne do jego prawidłowego i bezpiecznego działania. 2. Pliki cookies wykorzystywane są w szczególności w celu: a. utrzymania sesji Użytkownika po zalogowaniu; b. prawidłowego działania mechanizmu uwierzytelnienia; c. ochrony formularzy i operacji wykonywanych w Serwisie; d. zapewnienia bezpieczeństwa Kont Użytkowników i Serwisu. 3. Serwis nie wykorzystuje obecnie plików cookies do reklamy behawioralnej, profilowania marketingowego, śledzenia Użytkowników pomiędzy niezależnymi stronami internetowymi ani zewnętrznej analityki marketingowej. 4. Pliki cookies wykorzystywane przez Serwis są niezbędne do świadczenia usług żądanych przez Użytkownika. Z tego względu ich stosowanie nie wymaga odrębnej zgody Użytkownika. 5. Użytkownik może zarządzać plikami cookies za pomocą ustawień swojej przeglądarki internetowej. Zablokowanie lub usunięcie cookies niezbędnych do działania Serwisu może spowodować nieprawidłowe działanie niektórych funkcji, w szczególności uniemożliwić zalogowanie lub utrzymanie sesji. 6. Podczas korzystania z Serwisu serwer może automatycznie rejestrować informacje techniczne dotyczące połączenia, w szczególności adres IP, datę i godzinę żądania, żądany zasób, kod odpowiedzi serwera oraz informacje o błędach. 7. Logi serwera wykorzystywane są w celu zapewnienia prawidłowego działania Serwisu, diagnozowania błędów, zapewnienia bezpieczeństwa, wykrywania prób nieuprawnionego dostępu oraz wyjaśniania incydentów. 8. Informacje zawarte w logach mogą stanowić dane osobowe. Są one przetwarzane na zasadach określonych w niniejszej Polityce Prywatności. 9. Jeżeli w przyszłości Serwis zacznie wykorzystywać pliki cookies lub podobne technologie, które nie są niezbędne do świadczenia żądanej usługi, niniejsza Polityka zostanie odpowiednio zaktualizowana, a w przypadkach wymaganych prawem takie technologie będą uruchamiane dopiero po uzyskaniu zgody Użytkownika.
| Nazwa | Cel | Czas przechowywania |
|---|---|---|
| archive_sessionid | Utrzymuje bezpieczną, zalogowaną sesję Użytkownika. | Do 14 dni |
| archive_csrftoken | Chroni formularze i żądania przed atakami CSRF. | Do 1 roku |
§ 18. Zmiany Polityki Prywatności
1. Polityka Prywatności i Informacja o Przetwarzaniu Danych Osobowych Serwisu Archiwalia.com może być zmieniana w szczególności w przypadku: a. zmiany przepisów prawa; b. zmiany sposobu działania Serwisu; c. wprowadzenia nowych funkcjonalności; d. zmiany podmiotów lub infrastruktury wykorzystywanej do przetwarzania danych; e. zmiany sposobu lub miejsca przechowywania danych. 2. Aktualna wersja Polityki będzie dostępna w Serwisie. 3. Jeżeli zmiana będzie miała istotny wpływ na sposób przetwarzania danych Użytkowników, Administrator poinformuje o niej Użytkowników w odpowiedni sposób. 4. Niniejsza Polityka Prywatności w wersji 2026-10-01 obowiązuje od dnia 1 października 2026 r.