Dokumenty i prywatność
Regulamin serwisu internetowego Archiwalia.com
Zasady korzystania z serwisu Archiwalia.com.
Wersja 2026-10-01 · obowiązuje od 1 października 2026 r.
§ 1. Postanowienia ogólne
1. Serwis internetowy działający pod adresem archiwalia.com, zwany dalej „Serwisem” lub „Archiwalia”, prowadzony jest przez firmę Olgierd Witkowski z siedzibą w Józefosławiu, ul. Sekwojowa 4, NIP: 5211325026, adres e-mail: kontakt@archiwalia.com, zwaną dalej „Usługodawcą” lub „Właścicielem”. 2. Niniejszy Regulamin określa: a. rodzaje i zakres usług świadczonych drogą elektroniczną za pośrednictwem Serwisu; b. zasady korzystania z Serwisu; c. prawa i obowiązki Użytkowników oraz Usługodawcy; d. zasady przechowywania i udostępniania Materiałów; e. zasady zgłaszania treści mogących mieć charakter bezprawny; f. zasady ograniczania dostępu do Materiałów lub Kont; g. tryb postępowania reklamacyjnego. 3. Serwis jest platformą służącą do cyfrowego archiwizowania, przechowywania, opisywania oraz udostępniania w ramach określonych grup Użytkowników pamiątek rodzinnych, w szczególności zdjęć, listów, dokumentów, rysunków, pamiętników, skanów, opisów oraz innych materiałów związanych z historią rodzinną. 4. Serwis nie służy do publicznego publikowania Materiałów dla nieograniczonego kręgu odbiorców. Dostęp do Materiałów przechowywanych w Serwisie jest ograniczony do Użytkowników posiadających odpowiednie uprawnienia dostępu. 5. Punktem kontaktowym Serwisu dla Użytkowników oraz w sprawach związanych ze stosowaniem przepisów dotyczących usług cyfrowych jest adres: kontakt@archiwalia.com 6. Regulamin jest udostępniany Użytkownikowi nieodpłatnie przed zawarciem umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną oraz pozostaje dostępny w Serwisie w sposób umożliwiający jego zapisanie i odtworzenie. 7. Korzystanie z Konta w Serwisie wymaga zaakceptowania niniejszego Regulaminu.
§ 2. Definicje
1. Użytkownik – osoba korzystająca z usług świadczonych za pośrednictwem Serwisu. 2. Konto – wydzielona część Serwisu przypisana Użytkownikowi, pozwalająca na korzystanie z funkcji wymagających uwierzytelnienia. 3. Materiał – wszelkie informacje i treści umieszczane w Serwisie przez Użytkownika, w szczególności zdjęcia, skany, dokumenty, pliki PDF, grafiki, opisy, daty, informacje o osobach, słowa kluczowe i inne dane dotyczące pamiątek. 4. Pamiątka – opisany w Serwisie przedmiot, dokument, fotografia lub inny element rodzinnego archiwum, wraz z przypisanymi do niego informacjami i Materiałami. 5. Przestrzeń Rodzinna – wyodrębniona w Serwisie przestrzeń przeznaczona dla określonej grupy Użytkowników, do której dostęp uzyskują osoby posiadające odpowiednie uprawnienia. 6. Członek Rodziny – Użytkownik posiadający dostęp do danej Przestrzeni Rodzinnej, niezależnie od faktycznego stopnia pokrewieństwa z pozostałymi Użytkownikami. 7. Manager – Użytkownik posiadający dodatkowe uprawnienia do zarządzania daną Przestrzenią Rodzinną, w szczególności do zapraszania innych Użytkowników, w zakresie funkcjonalności udostępnionych przez Serwis. 8. Treść bezprawna – informacja lub Materiał, który sam w sobie lub ze względu na jego związek z określoną działalnością narusza obowiązujące przepisy prawa.
§ 3. Rodzaje usług i wymagania techniczne
1. Usługodawca świadczy za pośrednictwem Serwisu usługi drogą elektroniczną polegające w szczególności na: a. prowadzeniu Kont Użytkowników; b. tworzeniu i obsłudze Przestrzeni Rodzinnych; c. umożliwianiu zapraszania innych Użytkowników do Przestrzeni Rodzinnych; d. przechowywaniu Materiałów; e. tworzeniu i edytowaniu opisów Pamiątek; f. przeglądaniu Materiałów przez uprawnionych Użytkowników; g. pobieraniu lub eksportowaniu danych w zakresie funkcjonalności udostępnionych w danym momencie przez Serwis. 2. Zakres funkcjonalności Serwisu może być rozwijany i zmieniany, o ile nie prowadzi to do naruszenia prawa, w tym praw nabytych Użytkowników. 3. Do prawidłowego korzystania z Serwisu niezbędne są: a. urządzenie posiadające dostęp do Internetu; b. aktualna przeglądarka internetowa obsługująca standardowe technologie internetowe; c. obsługa plików cookies niezbędnych do funkcjonowania Serwisu; d. aktywny adres poczty elektronicznej w przypadku funkcjonalności wymagających komunikacji e-mail. 4. Korzystanie z Serwisu może wiązać się z typowymi zagrożeniami związanymi z korzystaniem z Internetu, w szczególności próbami nieuprawnionego uzyskania dostępu do Konta, działaniem złośliwego oprogramowania lub przejęciem danych uwierzytelniających. 5. Użytkownik zobowiązany jest chronić dane umożliwiające dostęp do swojego Konta i nie udostępniać ich osobom nieuprawnionym.
§ 4. Zawarcie i rozwiązanie umowy
1. Umowa o świadczenie usług drogą elektroniczną w zakresie prowadzenia Konta zostaje zawarta z chwilą skutecznego utworzenia Konta przez Użytkownika po zaakceptowaniu Regulaminu. 2. Założenie Konta następuje w związku z otrzymaniem przez Użytkownika ważnego zaproszenia do Przestrzeni Rodzinnej i jego przyjęciem w Serwisie. 3. Użytkownik zobowiązany jest podawać informacje prawdziwe w zakresie danych wymaganych do utworzenia i prowadzenia Konta. 4. Użytkownik może w każdym czasie zakończyć korzystanie z Serwisu i rozwiązać umowę poprzez: a. usunięcie Konta za pomocą odpowiedniej funkcji Serwisu, jeżeli taka funkcja jest dostępna; albo b. przesłanie żądania usunięcia Konta na adres kontakt@archiwalia.com. 5. Usunięcie Konta może skutkować usunięciem Materiałów powiązanych wyłącznie z tym Kontem, z zastrzeżeniem Materiałów, których dalsze przechowywanie jest niezbędne ze względu na prawa innych Użytkowników, obowiązki prawne Usługodawcy, zabezpieczenie roszczeń albo techniczne kopie zapasowe. 6. Szczegółowe zasady przetwarzania danych osobowych po rozwiązaniu umowy określa Polityka Prywatności.
§ 5. Dostęp do Materiałów i charakter Przestrzeni Rodzinnych
1. Materiały zamieszczone w Serwisie nie są przez Serwis publikowane ani udostępniane nieograniczonemu kręgowi odbiorców. 2. Dostęp do Materiałów jest ograniczony do Użytkowników posiadających uprawnienia dostępu do właściwej Przestrzeni Rodzinnej. 3. Uzyskanie przez Użytkownika dostępu do Materiału w Serwisie nie oznacza udzielenia temu Użytkownikowi zgody na: a. publikowanie Materiału poza Serwisem; b. rozpowszechnianie Materiału osobom trzecim; c. wykorzystywanie Materiału w celach innych niż wynikające z funkcji Serwisu; d. korzystanie z Materiału z naruszeniem praw autorskich, dóbr osobistych, prawa do wizerunku, prywatności lub innych praw osób trzecich. 4. Oznaczenie Pamiątki opcją „Tylko dla rodziny” stanowi informację skierowaną do innych Użytkowników, że osoba zamieszczająca Pamiątkę wyraża wolę, aby informacje dotyczące tej Pamiątki nie były przekazywane ani opowiadane osobom spoza kręgu rodzinnego. 5. Opcja „Tylko dla rodziny” ma charakter dodatkowego oznaczenia woli osoby zamieszczającej Pamiątkę i nie stanowi technicznej ani prawnej definicji kręgu osób posiadających dostęp do Materiału. 6. Brak oznaczenia Pamiątki opcją „Tylko dla rodziny” nie oznacza zgody na publiczne rozpowszechnianie Pamiątki ani na udostępnianie jej poza Serwisem lub osobom nieuprawnionym, ale pozwala na publiczne dzielenie się informacją o jej istnieniu z dowolnymi osobami trzecimi. 7. Użytkownicy zobowiązani są szanować oznaczenie „Tylko dla rodziny” oraz wolę osoby, która je zastosowała.
§ 6. Materiały i odpowiedzialność Użytkownika
1. Użytkownik jest odpowiedzialny za Materiały zamieszczane przez siebie w Serwisie. 2. Użytkownik zobowiązany jest posiadać prawa, zgody lub inne podstawy prawne wymagane do korzystania z Materiałów w sposób, w jaki korzysta z nich w Serwisie. 3. Zabronione jest zamieszczanie Materiałów: a. których przechowywanie lub udostępnianie jest bezprawne; b. naruszających prawa autorskie lub inne prawa własności intelektualnej osób trzecich; c. naruszających dobra osobiste, prywatność lub prawo do wizerunku osób trzecich; d. których przechowywanie lub udostępnianie stanowi przestępstwo albo inne naruszenie prawa; e. zawierających złośliwe oprogramowanie lub służących naruszeniu bezpieczeństwa Serwisu. 4. Sam fakt, że Materiał ma charakter historyczny, kontrowersyjny, drastyczny albo dokumentuje poglądy, zachowania lub wydarzenia, które współcześnie mogą być oceniane negatywnie, nie powoduje automatycznie zakazu jego przechowywania w Serwisie. 5. Materiały historyczne, w szczególności stare listy, pamiętniki, fotografie, dokumenty lub inne świadectwa historii rodzinnej, mogą przedstawiać treści, poglądy lub zdarzenia właściwe dla czasu, w którym powstały. Ich dopuszczalność oceniana jest przede wszystkim z punktu widzenia obowiązującego prawa oraz charakteru Serwisu jako rodzinnego archiwum. 6. Użytkownik ponosi odpowiedzialność za naruszenia prawa lub praw osób trzecich wynikające z Materiałów zamieszczonych przez niego albo z jego sposobu korzystania z Serwisu. 7. Jeżeli w następstwie działania lub zaniechania Użytkownika, w szczególności zamieszczenia przez niego bezprawnego Materiału, naruszenia praw osób trzecich lub podania nieprawdziwych informacji, wobec Usługodawcy zostaną skierowane roszczenia, żądania, postępowania lub sankcje, Użytkownik zobowiązany jest – w najszerszym zakresie dopuszczalnym przez obowiązujące przepisy prawa – zwolnić Usługodawcę z wynikającej z tego odpowiedzialności oraz naprawić poniesioną przez niego szkodę. 8. Obowiązek, o którym mowa w ust. 7, obejmuje w szczególności, w zakresie dopuszczalnym przez prawo: a. odszkodowania; b. zadośćuczynienia; c. koszty postępowań sądowych i administracyjnych; d. uzasadnione koszty pomocy prawnej; e. koszty wykonania prawomocnych orzeczeń lub decyzji; f. kary administracyjne oraz inne sankcje o charakterze majątkowym nałożone na Usługodawcę wskutek działania lub zaniechania Użytkownika; g. inne udokumentowane koszty lub straty pozostające w związku przyczynowym z naruszeniem dokonanym przez Użytkownika. 9. Postanowienia ust. 7–8 nie wyłączają odpowiedzialności Usługodawcy w zakresie, w jakim zgodnie z bezwzględnie obowiązującymi przepisami prawa odpowiedzialność taka nie może zostać wyłączona ani przeniesiona na inną osobę.
§ 7. Moderacja, bezpieczeństwo, kopie zapasowe i odpowiedzialność Usługodawcy
1. Usługodawca nie prowadzi ogólnego obowiązku monitorowania Materiałów przechowywanych przez Użytkowników ani ich uprzedniej kontroli lub moderacji. 2. Materiały nie są przed ich zapisaniem w Serwisie zatwierdzane przez Usługodawcę pod względem legalności, autentyczności, rzetelności ani posiadania przez Użytkownika odpowiednich praw. 3. Usługodawca może jednak podjąć działania dotyczące Materiału lub Konta, jeżeli: a. otrzyma zgłoszenie dotyczące możliwości naruszenia prawa; b. uzyska w inny sposób wiarygodną informację o możliwości naruszenia prawa; c. stwierdzi naruszenie Regulaminu; d. działanie jest konieczne dla zapewnienia bezpieczeństwa Serwisu lub innych Użytkowników; e. działanie jest wymagane przez właściwy organ lub obowiązujące przepisy prawa. 4. Działania Usługodawcy mogą polegać w szczególności na: a. ograniczeniu dostępu do Materiału; b. usunięciu Materiału; c. czasowym ograniczeniu możliwości korzystania z Konta; d. zablokowaniu Konta; e. usunięciu Konta. 5. Przy podejmowaniu decyzji, o których mowa w ust. 4, Usługodawca działa z należytą starannością, obiektywnie i proporcjonalnie do charakteru stwierdzonego naruszenia oraz jego skutków. 6. Serwis nie wykorzystuje zautomatyzowanych systemów ani algorytmów do samodzielnego podejmowania decyzji o usuwaniu Materiałów lub blokowaniu Kont Użytkowników. 7. Jeżeli Usługodawca ograniczy dostęp do Materiału, usunie Materiał, zawiesi świadczenie usług albo zablokuje lub usunie Konto z powodu bezprawności Materiału lub naruszenia Regulaminu, Użytkownik, którego decyzja dotyczy, zostanie poinformowany o decyzji oraz – w przypadkach wymaganych przez prawo – o jej zasadniczych powodach, o ile przekazanie takiej informacji nie jest prawnie wyłączone. 8. Usługodawca podejmuje rozsądne środki techniczne i organizacyjne służące zapewnieniu bezpieczeństwa oraz ciągłości działania Serwisu, w tym może wykonywać kopie zapasowe danych. 9. Kopie zapasowe służą ograniczeniu ryzyka utraty danych wskutek typowych awarii technicznych i nie stanowią gwarantowanego, niezależnego systemu archiwizacji danych Użytkownika. 10. Kopie zapasowe mogą być przechowywane w tej samej infrastrukturze lub lokalizacji centrum danych co podstawowe dane Serwisu. W szczególności katastrofa fizyczna, pożar, zniszczenie centrum danych, działanie siły wyższej lub inne zdarzenie obejmujące całą wykorzystywaną infrastrukturę może spowodować jednoczesną utratę danych podstawowych oraz ich kopii zapasowych. 11. Użytkownik, dla którego określone Materiały mają istotną lub niepowtarzalną wartość, powinien zachować ich niezależną kopię poza Serwisem. 12. Usługodawca nie gwarantuje nieprzerwanego, bezbłędnego ani całkowicie odpornego na awarie działania Serwisu. 13. W najszerszym zakresie dopuszczalnym przez obowiązujące przepisy prawa Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za utratę danych lub brak dostępu do nich spowodowane: a. awarią techniczną; b. awarią infrastruktury dostawcy usług hostingowych lub centrum danych; c. przerwami w dostawie energii lub łączności; d. działaniem siły wyższej; e. pożarem, katastrofą, zalaniem lub fizycznym zniszczeniem infrastruktury; f. działaniem osób trzecich, w tym atakami hakerskimi lub innymi bezprawnymi działaniami; g. działaniem lub zaniechaniem Użytkownika. 14. Postanowienia ust. 12–13 nie wyłączają odpowiedzialności Usługodawcy w przypadkach, w których jej wyłączenie jest niedopuszczalne na podstawie bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa. 15. Usługodawca nie odpowiada za treść, autentyczność, kompletność ani rzetelność Materiałów zamieszczanych przez Użytkowników oraz za spory pomiędzy Użytkownikami lub osobami trzecimi dotyczące praw do Pamiątek lub Materiałów, z zastrzeżeniem obowiązków wynikających z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa. 16. Usługodawca może czasowo ograniczyć dostępność Serwisu w związku z konserwacją, modernizacją, usuwaniem awarii, zapewnieniem bezpieczeństwa lub innymi uzasadnionymi przyczynami technicznymi.
§ 8. Zgłaszanie bezprawnych treści – procedura Notice and Action
1. Każda osoba lub podmiot, które uważają, że określony Materiał znajdujący się w Serwisie stanowi Treść bezprawną, mogą dokonać zgłoszenia: a. za pomocą udostępnionego w Serwisie formularza „Zgłoś treść”; albo b. drogą elektroniczną na adres kontakt@archiwalia.com. 2. Zgłoszenie powinno zawierać informacje umożliwiające jego rzetelne rozpatrzenie, w szczególności: a. wystarczająco uzasadnione wyjaśnienie powodów, dla których zgłaszający uważa Materiał za bezprawny; b. dokładne wskazanie Materiału, którego dotyczy zgłoszenie, w szczególności jego adres URL, identyfikator lub inne dane pozwalające na jego jednoznaczną lokalizację; c. imię i nazwisko lub nazwę zgłaszającego oraz jego adres e-mail, chyba że obowiązujące przepisy dopuszczają dokonanie zgłoszenia bez podawania tych informacji; d. oświadczenie, że zgłaszający działa w dobrej wierze oraz że według jego najlepszej wiedzy informacje i zarzuty zawarte w zgłoszeniu są prawidłowe i kompletne. 3. Jeżeli zgłoszenie zawiera elektroniczne dane kontaktowe zgłaszającego, Serwis bez zbędnej zwłoki potwierdza otrzymanie zgłoszenia. 4. Zgłoszenia rozpatrywane są w sposób terminowy, z należytą starannością, obiektywnie i niearbitralnie. 5. Usługodawca może zwrócić się do zgłaszającego o uzupełnienie informacji, jeżeli jest to potrzebne do ustalenia Materiału albo oceny zgłoszenia. 6. Po rozpatrzeniu zgłoszenia Usługodawca może w szczególności: a. pozostawić Materiał bez zmian; b. czasowo ograniczyć dostęp do Materiału; c. usunąć Materiał; d. podjąć inne działania wymagane przepisami prawa. 7. Jeżeli zgłaszający podał elektroniczne dane kontaktowe, zostanie bez zbędnej zwłoki poinformowany o decyzji dotyczącej zgłoszonego Materiału oraz, jeżeli wymagają tego przepisy prawa, o dostępnych możliwościach jej zakwestionowania. 8. Jeżeli decyzja skutkuje ograniczeniem dostępu do Materiału Użytkownika, jego usunięciem, zawieszeniem usługi lub ograniczeniem Konta, Użytkownik zostanie poinformowany o tej decyzji oraz – w zakresie wymaganym przez obowiązujące przepisy – otrzyma jasne i konkretne uzasadnienie. 9. Uzyskanie wystarczająco precyzyjnego i odpowiednio uzasadnionego zgłoszenia może stanowić podstawę uzyskania przez Usługodawcę wiedzy o bezprawnym charakterze konkretnego Materiału i podjęcia odpowiednich działań.
§ 9. Blokowanie i usuwanie Konta
1. Usługodawca może czasowo ograniczyć funkcjonalność Konta, zablokować Konto albo rozwiązać umowę i usunąć Konto, jeżeli Użytkownik: a. narusza przepisy prawa; b. w sposób istotny narusza niniejszy Regulamin; c. wykorzystuje Serwis w sposób zagrażający bezpieczeństwu innych Użytkowników lub infrastruktury Serwisu; d. próbuje uzyskać nieuprawniony dostęp do Kont, Materiałów lub infrastruktury Serwisu; e. wykorzystuje Serwis do prowadzenia działalności bezprawnej. 2. Przy wyborze środka Usługodawca uwzględnia charakter, wagę, częstotliwość oraz skutki naruszenia. 3. W przypadkach uzasadnionych wagą naruszenia, zagrożeniem dla bezpieczeństwa, koniecznością ochrony praw osób trzecich lub wymaganiami prawa Konto może zostać zablokowane lub usunięte ze skutkiem natychmiastowym. 4. W przypadkach, w których wymagają tego przepisy prawa, Użytkownik zostanie poinformowany o przyczynach ograniczenia, zablokowania lub usunięcia Konta. 5. Użytkownik może w każdym czasie samodzielnie zrezygnować z korzystania z Serwisu na zasadach określonych w § 4.
§ 10. Reklamacje
1. Reklamacje dotyczące działania Serwisu można zgłaszać drogą elektroniczną na adres: kontakt@archiwalia.com 2. Reklamacja powinna zawierać informacje umożliwiające ustalenie Użytkownika oraz opis problemu będącego podstawą reklamacji. 3. Jeżeli informacje podane w reklamacji są niewystarczające do jej rozpatrzenia, Usługodawca może zwrócić się o ich uzupełnienie. 4. Reklamacja zostanie rozpatrzona w terminie 14 dni od jej otrzymania albo od otrzymania informacji niezbędnych do jej rozpatrzenia. 5. Odpowiedź na reklamację zostanie przesłana drogą elektroniczną na adres przypisany do Konta lub wskazany w reklamacji.
§ 11. Zmiany Regulaminu i postanowienia końcowe
1. Prawem właściwym dla korzystania z Serwisu i umów zawieranych na podstawie niniejszego Regulaminu jest prawo polskie. 2. Spory związane z korzystaniem z Serwisu rozstrzygane są przez właściwe sądy powszechne zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Postanowienie to nie ogranicza praw przysługujących konsumentom na podstawie bezwzględnie obowiązujących przepisów. 3. Usługodawca może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn, w szczególności w przypadku: a. zmiany obowiązujących przepisów prawa; b. zmiany sposobu działania Serwisu; c. dodania, usunięcia lub istotnej zmiany funkcjonalności; d. konieczności dostosowania Serwisu do wymagań bezpieczeństwa; e. konieczności przeciwdziałania nadużyciom. 4. O zmianach Regulaminu Użytkownicy zostaną poinformowani z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem, chyba że wcześniejsze wprowadzenie zmiany jest wymagane przez prawo, decyzję właściwego organu albo konieczność niezwłocznego usunięcia zagrożenia bezpieczeństwa. 5. Zmiana Regulaminu nie pozbawia Użytkownika możliwości zakończenia korzystania z Serwisu i usunięcia Konta. 6. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem zastosowanie mają obowiązujące przepisy prawa polskiego oraz prawa Unii Europejskiej. 7. Regulamin w wersji 2026-10-01 obowiązuje od dnia 1 października 2026 r.